L'essentiel
Commencez par repérer tout ce que votre site collecte : formulaire de contact, newsletter, statistiques, vidéos ou boutons de réseaux sociaux. Ajoutez ensuite les mentions d'information, une page de confidentialité, un bandeau cookies si vos outils l'exigent, puis une fiche de registre par activité.
Qui est concernéLes petites entreprises qui utilisent un site internet pour communiquer ou vendre en ligne, avec un formulaire de contact, des cookies ou une boutique.
- Selon la CNIL, un site vitrine doit prévoir au minimum des mentions CNIL sous le formulaire de contact, un moyen de contact pour exercer ses droits par voie électronique et des mentions légales.
- Les statistiques tierces, les boutons sociaux et les vidéos de plateformes demandent le consentement du visiteur.
- Les clients doivent disposer d'un moyen simple de demander l'accès, la rectification ou l'effacement de leurs données.
- Le registre des traitements concerne tous les organismes qui traitent des données personnelles, quelle que soit leur taille.
Dans cet article
- Que vérifier autour du formulaire de contact ?
- Que doit contenir la page de confidentialité de votre site ?
- Comment permettre à vos clients d'exercer leurs droits ?
- Votre site dépose-t-il des cookies ? Les points à contrôler
- Que cocher si vous vendez en ligne ?
- Comment tenir le registre des traitements ?
- Par où commencer
- Questions fréquentes
- Sources
Que vérifier autour du formulaire de contact ?
Votre formulaire recueille des données directement auprès des visiteurs. Selon la CNIL, en cas de collecte directe, l'information se donne au moment du recueil des données.
- Ajoutez en bas du formulaire les « mentions CNIL » : la CNIL propose des modèles sur son site.
- Indiquez l'identité et les coordonnées de votre entreprise.
- Écrivez à quoi serviront les données, par exemple répondre à une demande de devis.
- Indiquez si le recueil des données est obligatoire ou facultatif, et ce qui se passe pour la personne si elle ne les fournit pas.
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- Interrogez-vous sur l'utilité de chaque donnée demandée au regard de l'objectif du formulaire.
- Indiquez qui reçoit les données, prestataires compris, et combien de temps vous les conservez.
- Rappelez les droits de la personne et son droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.
- Faites court et lisible : pas de texte illisible sous le formulaire, pas de bloc de 20 pages.
Que doit contenir la page de confidentialité de votre site ?
Selon la CNIL, le RGPD impose une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible (articles 12, 13 et 14 du RGPD). Cette page est l'endroit où la rassembler.
- Créez une page de politique de confidentialité et ajoutez, par exemple, un lien clairement visible sur chaque page, intitulé « Données personnelles » ou « Confidentialité ».
- Séparez cette page de vos conditions générales de vente (CGV) et d'utilisation (CGU).
- Rédigez en phrases courtes, avec des mots simples, et évitez les formules comme « nous pourrions utiliser vos données ».
- Indiquez votre identité, les finalités, la base légale, les destinataires, la durée de conservation et les droits des personnes.
- Prévoyez un moment d'information en cas de modification substantielle ou d'événement particulier ; la CNIL donne en exemples : nouvelle finalité, nouveaux destinataires, changement dans les modalités d'exercice des droits, violation de données.
Comment permettre à vos clients d'exercer leurs droits ?
Un client doit pouvoir vous écrire facilement pour savoir ce que vous détenez sur lui. Voici les points à prévoir, sur le site comme sur vos réseaux sociaux.
- Offrez un moyen simple de contact (email dédié, formulaire ou message privé sur les réseaux sociaux) pour demander l'accès, la rectification ou l'effacement des données.
- Prévoyez un moyen de contact par voie électronique pour que les personnes puissent exercer leurs droits.
- Ajoutez des mentions légales qui identifient l'éditeur du site : la CNIL les range parmi les réflexes de base d'un site vitrine.
- Vérifiez que l'accès au contenu du site n'est pas conditionné à l'abonnement à votre newsletter.
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- Rendez accessible, depuis vos pages de réseaux sociaux, un article ou un lien vers une page d'information sur les droits.
- Préparez une réponse type pour un internaute mécontent qui exercerait son droit d'opposition.
- Anticipez les effets d'une opération de communication en ligne, un emailing par exemple.
Votre site dépose-t-il des cookies ? Les points à contrôler
Selon la CNIL, le visiteur doit être informé, puis donner son consentement, avant le dépôt ou la lecture de cookies ou d'autres traceurs, sauf exemption prévue par l'article 82 de la loi Informatique et Libertés. Un traceur est un outil technique qui suit la navigation, dont font partie les cookies.
- Listez les cookies et traceurs de votre site, y compris ceux des statistiques, des boutons sociaux et des vidéos de plateformes tierces.
- Notez pour chacun s'il sert un service demandé par le visiteur (panier d'achat, choix de la langue) ou autre chose.
- Bloquez les traceurs de publicité, de partage sur les réseaux sociaux et de fonctionnalités d'autres sites tant que le visiteur n'a pas accepté.
- Contrôlez votre outil de statistiques : la CNIL indique que certains traceurs de mesure d'audience sont exemptés sous conditions que ces pages ne détaillent pas, à vérifier auprès de la CNIL.
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- Affichez dans le bandeau les finalités des traceurs et rendez accessible, directement ou par un lien, la liste des responsables des traitements dès le premier niveau d'information.
- Proposez, comme dans l'exemple de la CNIL, deux boutons « tout accepter » et « tout refuser » au même niveau et sur le même format, et évitez les pratiques de design trompeuses comme un bouton décoloré, que la CNIL recommande d'écarter. Traitez la fermeture du bandeau comme un refus.
- Ajoutez un lien en pied de page pour retirer son consentement à tout moment.
- Enregistrez le choix du visiteur : selon la CNIL, une durée de six mois, pour le consentement comme pour le refus, est en général appropriée.
Que cocher si vous vendez en ligne ?
Pour la vente en ligne, la CNIL indique que des mises à jour techniques et une surveillance régulière de la sécurité du site sont nécessaires. Les points ci-dessous concernent le parcours d'achat.
- Passez l'ensemble du parcours de vente en https.
- Imposez un mot de passe complexe à la création d'un compte client.
- Ne transmettez pas de données personnelles par email, mot de passe et coordonnées comprises.
- Ne conservez pas les coordonnées bancaires de vos clients, et renseignez-vous auprès de votre banque sur ses services de paiement en ligne sécurisés.
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- Justifiez chaque donnée demandée par le service rendu : la date de naissance se justifie pour offrir un service à l'occasion de l'anniversaire du client.
- Informez clairement vos clients de l'usage de leurs données et laissez-leur exprimer leurs préférences dans le parcours de vente.
- Assurez-vous que votre prestataire peut vous accompagner : il a des responsabilités en matière de sécurité et une obligation de conseil.
Comment tenir le registre des traitements ?
Selon la CNIL, l'obligation de tenir un registre concerne tous les organismes, publics comme privés et quelle que soit leur taille, dès lors qu'ils traitent des données personnelles. Pour les entreprises de moins de 250 salariés, la CNIL prévoit une dérogation sur les traitements à inscrire, détaillée plus bas. Le registre se présente sous forme écrite, papier ou électronique.
- Téléchargez le modèle de registre simplifié proposé par la CNIL (format ODS).
- Analysez votre site : formulaire de contact, création de compte, cookies, mentions d'information.
- Listez vos activités qui utilisent des données personnelles, par finalité et non par logiciel.
- Remplissez une fiche par activité : finalités, catégories de personnes et de données, destinataires dont les sous-traitants, transferts hors Union européenne, durée de conservation, mesures de sécurité.
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- Inscrivez le nom et les coordonnées de votre entreprise.
- Si votre entreprise a moins de 250 salariés, inscrivez au moins les traitements non occasionnels (par exemple la paie, la gestion des clients, prospects et fournisseurs), ceux susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes et ceux qui portent sur des données sensibles. En cas de doute, la CNIL recommande de l'intégrer au registre.
- Mettez le registre à jour à chaque changement : nouvelle donnée collectée, durée de conservation allongée, nouveau destinataire. Gardez-le prêt à être communiqué à la CNIL si elle le demande.
Pour vous
Par où commencer
Le premier geste ne demande que d'ouvrir votre site et de le parcourir comme un visiteur. Les suivants se font dans l'ordre, chacun s'appuyant sur le précédent.
- Parcourez votre site et notez chaque endroit où un visiteur laisse une donnée : formulaire de contact, newsletter, compte client, panier.
- Vérifiez que chaque formulaire porte ses mentions d'information, en vous aidant des modèles de la CNIL.
- Contrôlez que votre site propose une page de politique de confidentialité distincte des CGV, avec par exemple un lien « Confidentialité » ou « Données personnelles » visible sur chaque page.
- Listez vos cookies et traceurs, puis vérifiez ceux qui exigent un consentement avant dépôt.
- Ouvrez le modèle de registre de la CNIL et remplissez une fiche par activité qui utilise des données personnelles ; si vous avez moins de 250 salariés, vérifiez quels traitements doivent y figurer.
Questions fréquentes
Mon site vitrine a-t-il besoin d'un bandeau cookies ?
Cela dépend des traceurs. Les traceurs strictement nécessaires au service demandé sont exemptés de consentement, mais statistiques tierces, boutons sociaux et vidéos de plateformes demandent le consentement des visiteurs, selon la CNIL.
Une entreprise de moins de 250 salariés doit-elle tenir un registre ?
Selon la CNIL, l'obligation concerne tous les organismes qui traitent des données personnelles, quelle que soit leur taille. Les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d'une dérogation : elles inscrivent les traitements non occasionnels (paie, gestion des clients, prospects et fournisseurs), ceux susceptibles de comporter un risque pour les personnes et ceux portant sur des données sensibles. En cas de doute, la CNIL recommande d'intégrer le traitement au registre.
Combien de temps garder le choix du visiteur sur les cookies ?
La CNIL recommande d'enregistrer le choix, consentement ou refus, pour ne pas solliciter le visiteur à nouveau pendant un certain temps. Elle indique qu'une durée de six mois est en général appropriée.
Puis-je mettre la politique de confidentialité dans mes CGV ?
Non. Selon la CNIL, cette politique doit être distincte des conditions générales de vente ou d'utilisation du site. Elle cite en exemple un lien clairement visible sur chaque page, intitulé « Données personnelles » ou « Confidentialité ».
Et pour votre entreprise ?
On peut s'en occuper avec vous
Vous ne savez pas quels cookies votre site dépose réellement ? Nous pouvons examiner votre site avec vous et vous indiquer ce qui est collecté.
- Un audit de mesure d'audienceOn vérifie que votre site mesure ce qui compte : d'où viennent vos clients, combien d'appels et de devis.Demander cet audit
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Sources
- CNIL (fiche 1 du guide CNIL/Bpifrance pour les TPE-PME)RGPD en pratique : communiquer en ligne
- CNILCookies et traceurs : comment mettre mon site web en conformité ?
- CNILConformité RGPD : comment informer les personnes et assurer la transparence ?
- CNILLe registre des activités de traitement
Guide établi le . Article établi à partir des sources citées et vérifié avant publication par Salvero. Une erreur ? Signalez-la-nous.
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